发现原创 || 医疗机构合同管理内部控制探究
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前 言
合同管理是医疗机构运营管理与内部控制的重要内容与手段，通过合同管理的提升与内部控制，对于预防医疗机构廉政法律风险和实现高质量发展具有重要意义。本文试从合同撰写、合同审批、合同履行三个方面对医疗机构合同管理内部控制进行简要梳理，从而为律师协助医疗机构健全完整的内部控制体系提供借鉴。
一、合同撰写
医疗机构参与订立的合同很多，此处合同仅限于与医疗机构经济活动相关的经济合同，而不包括人事合同和知识产权合同，即医疗机构为实现特定的经济目的，与平等民事主体的自然人、法人，以及其他经济组织之间订立的明确相互权利义务关系的协议。医疗机构订立的经济合同，实际上是一种民事合同，并且只是一种涉及物权、债权关系的财产合同。作为医疗机构合同管理内部控制重要环节，合同撰写内部控制目标需要达到合同文本能够准确表达谈判双方的真实意思，做到内容规范、要素齐全、用语准确，违约明确。
与控制目标相对应，合同撰写环节往往存在以下风险，一是合同调查不仔细，没有审查合同相对方的主体资格、资质条件、履约能力等；二是合同谈判不利，参与合同谈判人员缺乏技术、法律和财务知识的支撑并缺乏谈判经验；三是合同内容违反国家法律法规、卫生经济政策等，与医院发展战略或特定业务目标发生冲突；四是合同内容和条款不完整、缺乏合理性、表述不严谨，可能导致合同文本未能实现双方真实的意思表达，造成重大误解。
为预防上述风险，医疗机构需要采取以下关键控制活动。一是合同承办部门应当充分调查合同相对方的主体资格、资信状况和履约能力。重大合同可委托专门机构和人员进行背景和资信调查。二是由合同承办人负责合同谈判，合同谈判之前，合同承办人应认真收集谈判对手资料，并结合合同调查收集的信息充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼。并研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定谈判策略。三是合同文本应当采用医疗机构法务部或者具有法务职能的部门发布的格式合同，格式合同范本一年修订一次，其制定或修订由合同承办部门提出申请，经部门负责人、分管院长、法务部负责人、法务部分管院长审核后，提交院长审批。未制定格式合同的合同文本原则上由合同承办部门起草，对重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由医院法务部、财务部、外聘律师等相关人员参与起草。由对方起草的合同文本医疗机构应当认真审查，确保合同内容准确反映医疗机构诉求和谈判，并达成一致意见，特别需留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。四是合同内容一般应包括：（1）合同当事人的法定名称全称、地址、法定代表人姓名或代理人姓名、联系方式等。（2）合同目的和依据。（3）标的。可以是物、行为、权利，还可以是智力成果。（4）产品名称。要具体写明商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等。（5）数量。应明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理量差及自然损耗率等。（6）质量。应明确技术标准和质量要求，并区分国家标准、行业标准及医院标准。（7）包装和运输。应明确包装、运输方式及运费负担、交（提）货期限、地点及验收方法；合同履行地。（8）价款或酬金。明确支付方式、支付期限、支付数额及发票种类、开票时点。（9）违约责任。没有法律规定或规定不具体的，应具体写明违约金数额或比例及计算方法。（10）变更或解除条件。（11）生效的时间和条件。（12）争议解决方式。（13）合同份数及存放地点。（14）联系方式。（15）附件名称。（16）签约的地点、日期。（17）签约各方开户银行及账号。（18）法定代表人或代理人签章。（19）签约各方公章或合同专用章。（20） 涉外合同法律、法规另有规定的，从其规定。
二、合同审批
合同审批环节需要达到的内部控制目标为严格审核合同文本的合法性、经济性、可行性等内容，确保合同内容符合医院的经济利益和政策法规要求。
合同审批环节往往存在以下风险。一是合同审核人员因专业素质或工作态度等原因，未能发现合同文本中的不当内容和条款；二是审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订修改意见；三是合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同，导致合同中的不当内容和条款未被纠正；四是医疗机构没有建立严格的合同审查制度和流程。
为预防上述风险，医疗机构需要采取以下关键控制活动。一是医疗机构建立合同审查会签制度流程，所有合同签订前必须严格按照制度流程办理合同审核审批手续；二是合同审查内容包括不限于以下内容：（1）可行性、真实性审查：合同承办部门就对方的主体资格、经营范围、履约能力、资质信誉进行审查，代表本医院洽谈合同的具体条款，合同生效的条件和内容。（2）合同承办负责人和财务部负责合同价款、酬金和结算的合理、合法性审查:价款、酬金的确定正确合理、合法；结算方式、结算期限明确、具体、合法；发票种类与开票时点明确、具体、合法；与资金、资产等有关的其他事项。（3）法律顾问负责合同的合法性审查：主体合法，签约各方具有签约权利能力和行为能力；内容合法，签约各方意思表示真实、有效、公平、合理，无违背法律、法规、政策和规避法律行为；形式合法，合同的形式符合法律、法规的规定；违约责任和争议解决方式的合法；签约程序合法。（4）经济效益和风险责任审查：最后审批人综合考虑医院经营的需要和可能，对合同的合理性、必要性、经济效益和风险责任进行审查，决定是否批准合同生效。（5）在审核合同时，发现重大错误、遗漏的，审核人员应当在《合同会签表》中提出明确修改意见。审核人员签署审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本同意”等模糊性语言；三是根据法律、法规规定，合同应该经过外部审批的，合同承办部门必须履行相应的报批手续。
三、合同履行
合同履行环节需要达到的内部控制目标很多，简单而言就是合同双方恰当合法地履行合同中约定的义务，没有导致合同无效的情形发生，未发生合同被撤销的情况。遇有合同履行条件发生变化，需要对合同进行调整时，要确保合同补充、变更、转让、解除和终止经过适当审批，整个程序合法合规。
合同履行环节存在的风险主要为合同双方当时没有恰当及时充分履行合同中约定的义务以及在部分带有一定行政属性的合同中存在的法定义务。
为预防上述风险，医疗机构需要采取以下关键控制活动。一是医疗机构合同管理部门应定期对合同双方的合同履行情况进行有效监控，与合同履行相关科室人员须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行与全面履行。合同发起部门负责人、承办人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理。合同履行过程中合同标的物、货币资金、文件资料的交付和验收传递以及其他履约行为，都必须取得相应的有效书面凭证或交接手续。二是对于原有合同需要进行补充的，由法务部门、合同发起部门与合同对方当事人按照国家相关法律法规、合同有关条款双方协商一致达成补充协议。如履行合同确有困难需要变更、解除合同的，应当符合国家相关法律法规相关规定，并按照原合同条款中的相关规定索赔损失或承担相应的责任，在法定或合同期限内与对方当事人协商解决。如对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护医疗机构利益出发进行协商解决，必要时采取仲裁诉讼手段保护医院合法权益。补充、变更、解除合同应当采用书面形式，并重新执行审批程序，且与该合同原来的审批程序一致。三是出现合同纠纷时，法务部门应及时向承办部门分管院长提交书面报告，并根据实际情况，提出应对办法。合同纠纷经双方协商达成一致意见的，需要签订相关协议的，应按签订合同程序和审批权限办理相关手续。合同纠纷协商未果，或者协商达成协议但对方当事人又没有履行的，法务部门应及时请示分管院长，根据实际情况分别报院长办公会、医院党委会审议后，按照合同约定的处理方式提交仲裁机构或人民法院依法处理。
医疗机构内部控制体系涉及方方面面，除了合同管理外，还涉及党建管理、院务管理、成本核算、预算管理等多个层次。由于新医改的不断推进，医疗机构对内部控制体系的建立和完善提出了急迫和更高要求。医疗机构要获取发展优势，增强竞争力，解决运营管理中存在的问题，应重视建立完善的内部控制体系，通过内部控制体系对管理情况、运转现状进行科学合理评估，制定最优发展规划，从而推动医疗机构更加健康快速地发展。
声 明
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